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A Importância da Nota Fiscal e a Sua Jornada!

quarta-feira, 13 setembro 2017 / Published in Sem categoria

A Importância da Nota Fiscal e a Sua Jornada!

A Nota Fiscal faz parte de qualquer processo que envolva a compra e venda de um produto ou serviço.

Quando a venda de um produto ou serviço é concretizada, é necessário a emissão da NFe. Esse comprovante é essencial tanto para o fornecedor quanto para o consumidor!

Trata-se de algo tão comum, que na maioria das vezes, sua importância e todas as etapas desde a emissão até o arquivamento passam por despercebido

Pensando nisso, criamos este artigo.  Dessa maneira, você poderá compreender que a Nota Fiscal é muito mais que um simples documento.

Emissão e Disponibilização da NFe

Para a empresa, a NFe age como uma espécie de registro da renda obtida e é essencial para a apuração de impostos. Vale lembrar que não emitir Nota Fiscal configura a prática de sonegação.

Para o consumidor, a NFe é um registro da compra que também pode servir para a obtenção de créditos fiscais, garantia e suporte para assistência técnica.

Ao emitir uma nota fiscal eletrônica, a empresa também precisa emitir um DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), que pode ser compreendido como uma versão impressa da NFe.

Após sua emissão, a NFe deverá ser disponibilizada para o consumidor através de um arquivo XML, seja por e-mail ou a partir de download no site da empresa.

De acordo com a lei, esse arquivo deve ser guardado por ambas as partes no período de 5 anos, além do ano corrente.

Vale apena citar que não armazenar o arquivo XML pode acarretar em multas que podem ultrapassar R$1.000,00 e render de 2 a 5 anos de reclusão.

Ao ser armazenada digitalmente, a NFe não está sujeita à riscos como perdas e danos ao papel ou a problemas de desorganização que podem trazer futuros problemas para as partes envolvidas.

Recebimento da NFe e do Produto

Quando um consumidor compra uma mercadoria,  ao receber a nota fiscal eletrônica, ele possui acesso ao arquivo XML gerado pelo fornecedor.

Dessa forma, é possível verificar se as quantidades compradas e especificações dos produtos estão corretas e reparar qualquer erro que possa ter sido cometido.

Quando o processo de emissão e envio da NFe não é automatizado, pode ocorrer a demora ou esquecimento da disponibilização do arquivo XML. Isso  poderá dificultar o processo de conferência e demandar mais tempo e esforços, caso seja necessário realizar uma troca do produto.

Caso a empresa conte com um sistema ERP, é possível automatizar os processos e favorecer a conferência dos produtos. Garantindo maior eficiência e agilidade e evitando possíveis erros.

Pagamento

A NFe é utilizada como comprovante das transações efetuadas. Através dela, é possível certificar-se de que a cobrança recebida é verdadeira e adequada.

Além disso, garante que a empresa não faça pagamentos de produtos sem nota fiscal, uma situação que pode ser interpretada como crime fiscal.

A nota fiscal eletrônica torna mais simples e seguro o processo de atualização para a gestão financeira da organização, principalmente quando se utiliza o ERP Protheus neste processo.

Escrituração

A NFe possibilita lançar informações sobre a compra e vendas de produtos. A partir dela são feitos os cálculos de impostos envolvidos nas transações, para realizar o fechamento do caixa.

Portanto, a ausência da NFe pode resultar em problemas administrativos e até trazer transtornos com órgãos fiscalizadores do governo, já que sem a NFe não há registro da movimentação financeira na empresa.

Penalidades pelo não arquivamento de XML

O Risco Fiscal sobre Notas Fiscais de Entrada define a obrigatoriedade legal do arquivamento eletrônico de todas as notas fiscais (produtos, serviços e conhecimento de transporte).

Por sua vez, uma DANFe (Documento Auxiliar de NFe), não pode ser considerada uma nota e, portanto, não possui validade jurídica.

O não armazenamento de uma nota fiscal pode acarretar:

– Reparo dos créditos de ICMS, IPI, Pis e Cofins tomados se você não possuir a NFe (XML) que comprove a operação;

– Cancelamento desses registros como Despesas lançadas na apuração do IR e CSLL, implicando no recolhimento destes tributos com multa e juros;

– Multas de até R$1.000,00 por documento ou uma porcentagem do valor da operação (podendo chegar em até 100%), em função de divergências ou ausência de documentos.

A Cláusula 15-A do Ajuste SINIEF 7/2005 em conjunto com a Norma Técnica nº 02/2012, criou o Manifesto do Destinatário, onde a empresa terá que acessar o sistema da Fazenda Estadual para dar ciência, ou não, da operação realizada pelo emissor da NF-e.

O arquivo XML é armazenado pelo contribuinte, pelo mesmo prazo das notas fiscais em papel, conforme determina o Art 202 (Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo período de 5 anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo  – Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).

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