Você sabia que não fazer uma boa gestão de arquivos XML pode gerar penalidades?
Ao longo deste artigo, você vai conhecer as penalidades que podem ser aplicadas, caso a empresa não apresente o XML, em caso de uma eventual fiscalização.
Por que devo guardar os arquivos XML?
As razões para armazenar os arquivos XML são simples e não se resumem apenas as questões legais.
Antes de chegarmos às multas e penalidades, é importante compreender porque essa prática é fundamental para o seu negócio.
O XML ou eXtensible Markup Language trata-se de uma versão digital das notas fiscais eletrônicas (NFes).
Esse arquivo permite efetuar a conferência dos dados das mercadorias ou serviços adquiridos ou vendidos, seus valores e quantidades para identificar e corrigir possíveis erros. Ou seja, o XML evita o risco fiscal e outros problemas que poderiam afetar o setor contábil.
Além disso, a posse do XML é o que possibilita que as partes envolvidas no processo de compra e venda tenham direito à garantias ou à troca de produtos e serviços, caso necessário. Por isso, torna-se de extrema utilidade que sua empresa assegure seus direitos quanto aos equipamentos que usa e, também, garanta os direitos dos seus clientes.
Considerando ainda um outro cenário, vale mencionar que, sem o XML, sua empresa não pode revender equipamentos que já não utiliza porque não tem condições de repassar o arquivo do comprovante fiscal aos novos compradores.
Conheça as penalidades para ausência de XML.
A legislação define que o arquivo XML deve ser guardado pelas partes envolvidas por 5 anos mais o ano corrente. E isso é válido tanto em razão de garantias e trocas, como mencionado anteriormente, quanto em função de uma eventual fiscalização da Receita Federal.
Em caso de fiscalização, se o setor contábil da empresa não apresentar os documentos solicitados, a mesma e os seus responsáveis ficam sujeitos à multas que podem ultrapassar os mil reais e, ainda, à pena de dois a cinco anos de reclusão.
É importante entender, ainda, que as penalidades não ocorrem somente em caso de não apresentação do XML.
A lei n°8.137/90, que determina crimes de Ordem Tributária, afirma uma série de condutas que representam risco fiscal e que podem levar a graves problemas.
Mas, como otimizar a gestão de notas fiscais e XMLs e evitar problemas?
Para evitar multas e penalidades, a solução é garantir que as notas fiscais eletrônicas sejam sempre emitidas e os arquivos XML gerados sejam sempre guardados. Embora pareça algo simples, nem sempre é fácil colocar isso em prática, considerando que em um um único dia, dependendo do volume de compras e vendas realizadas ou de serviços prestados e contratados, a quantidade de notas e XMLs a ser administrada é alta.
Além disso, ainda que não seja necessária a impressão do XML, o processo de organização desses arquivos pode ser complexo e burocrático.
Devido a isso, torna-se essencial a contratação de um ERP, que irá automatizar o registro de todos os arquivos XML, mantendo-os devidamente armazenados e seguros.
Dessa forma, além de evitar que qualquer documento emitido se perca em processos manuais da empresa, é possível controlar cada um deles de forma simples e prática.
Outro benefício, é que o sistema tratá agilidade aos processos contábeis e contribuir para a redução de custos operacionais. Vale a pena investir!
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