A Nota Fiscal faz parte de qualquer processo que envolva a compra e venda de um produto ou serviço.
Quando a venda de um produto ou serviço é concretizada, é necessário a emissão da NFe. Esse comprovante é essencial tanto para o fornecedor quanto para o consumidor!
Trata-se de algo tão comum, que na maioria das vezes, sua importância e todas as etapas desde a emissão até o arquivamento passam por despercebido
Pensando nisso, criamos este artigo. Dessa maneira, você poderá compreender que a Nota Fiscal é muito mais que um simples documento.
Emissão e Disponibilização da NFe
Para a empresa, a NFe age como uma espécie de registro da renda obtida e é essencial para a apuração de impostos. Vale lembrar que não emitir Nota Fiscal configura a prática de sonegação.
Para o consumidor, a NFe é um registro da compra que também pode servir para a obtenção de créditos fiscais, garantia e suporte para assistência técnica.
Ao emitir uma nota fiscal eletrônica, a empresa também precisa emitir um DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), que pode ser compreendido como uma versão impressa da NFe.
Após sua emissão, a NFe deverá ser disponibilizada para o consumidor através de um arquivo XML, seja por e-mail ou a partir de download no site da empresa.
De acordo com a lei, esse arquivo deve ser guardado por ambas as partes no período de 5 anos, além do ano corrente.
Vale apena citar que não armazenar o arquivo XML pode acarretar em multas que podem ultrapassar R$1.000,00 e render de 2 a 5 anos de reclusão.
Ao ser armazenada digitalmente, a NFe não está sujeita à riscos como perdas e danos ao papel ou a problemas de desorganização que podem trazer futuros problemas para as partes envolvidas.
Recebimento da NFe e do Produto
Quando um consumidor compra uma mercadoria, ao receber a nota fiscal eletrônica, ele possui acesso ao arquivo XML gerado pelo fornecedor.
Dessa forma, é possível verificar se as quantidades compradas e especificações dos produtos estão corretas e reparar qualquer erro que possa ter sido cometido.
Quando o processo de emissão e envio da NFe não é automatizado, pode ocorrer a demora ou esquecimento da disponibilização do arquivo XML. Isso poderá dificultar o processo de conferência e demandar mais tempo e esforços, caso seja necessário realizar uma troca do produto.
Caso a empresa conte com um sistema ERP, é possível automatizar os processos e favorecer a conferência dos produtos. Garantindo maior eficiência e agilidade e evitando possíveis erros.
Pagamento
A NFe é utilizada como comprovante das transações efetuadas. Através dela, é possível certificar-se de que a cobrança recebida é verdadeira e adequada.
Além disso, garante que a empresa não faça pagamentos de produtos sem nota fiscal, uma situação que pode ser interpretada como crime fiscal.
A nota fiscal eletrônica torna mais simples e seguro o processo de atualização para a gestão financeira da organização, principalmente quando se utiliza o ERP Protheus neste processo.
Escrituração
A NFe possibilita lançar informações sobre a compra e vendas de produtos. A partir dela são feitos os cálculos de impostos envolvidos nas transações, para realizar o fechamento do caixa.
Portanto, a ausência da NFe pode resultar em problemas administrativos e até trazer transtornos com órgãos fiscalizadores do governo, já que sem a NFe não há registro da movimentação financeira na empresa.
Penalidades pelo não arquivamento de XML
O Risco Fiscal sobre Notas Fiscais de Entrada define a obrigatoriedade legal do arquivamento eletrônico de todas as notas fiscais (produtos, serviços e conhecimento de transporte).
Por sua vez, uma DANFe (Documento Auxiliar de NFe), não pode ser considerada uma nota e, portanto, não possui validade jurídica.
O não armazenamento de uma nota fiscal pode acarretar:
– Reparo dos créditos de ICMS, IPI, Pis e Cofins tomados se você não possuir a NFe (XML) que comprove a operação;
– Cancelamento desses registros como Despesas lançadas na apuração do IR e CSLL, implicando no recolhimento destes tributos com multa e juros;
– Multas de até R$1.000,00 por documento ou uma porcentagem do valor da operação (podendo chegar em até 100%), em função de divergências ou ausência de documentos.
A Cláusula 15-A do Ajuste SINIEF 7/2005 em conjunto com a Norma Técnica nº 02/2012, criou o Manifesto do Destinatário, onde a empresa terá que acessar o sistema da Fazenda Estadual para dar ciência, ou não, da operação realizada pelo emissor da NF-e.
O arquivo XML é armazenado pelo contribuinte, pelo mesmo prazo das notas fiscais em papel, conforme determina o Art 202 (Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo período de 5 anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo – Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).
